INSTRUKCJA

FINANSOWO - GOSPODARCZA

MIĘDZYCHODZKIEGO TOWARZYSTWA TURYSTYKI

i SPORTÓW WODNYCH

 

 

I.                  POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

1.      Instrukcja reguluje zasady :

a)      Prowadzenia dokumentacji finansowo – księgowej

b)      Prowadzenia dokumentacji inwentarzowej

c)      Organizacji imprez, wycieczek, spływów, półkolonii, obozów organizowanych przez Międzychodzkie Towarzystwo Turystyki i Sportów Wodnych

d)     Korzystanie z samochodów prywatnych do celów służbowych, a przede wszystkim prowadzenie dokumentacji w tym zakresie

e)      Instrukcja reguluje również pobieranie opłat związanych z użyczaniem

      i przewozem sprzętu, z funkcjonowaniem stanicy Stary Port oraz obsługą

      portu – czynnościami nie będącymi działalnością gospodarczą  

      stowarzyszenia.

f)       Rozliczanie prowadzonych przedsięwzięć.

g)      Określa wymogi dla kadry placówek wypoczynku prowadzonych przez MTTiSW.

 

2.      Dokumentację finansowo – księgową prowadzi księgowość zewnętrzna na podstawie umowy o prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z aktualnymi przepisami w tym zakresie i ustawą o rachunkowości oraz z uchwaloną uchwałą zarządu nr 1/2013 w sprawie polityki księgowej z dnia 31.12.2013 roku.

 

3.      Przygotowanie dokumentacji i bieżąca realizacja zadania oraz przechowywanie dokumentacji wraz z dokumentacją wyodrębnioną dotyczącą programów jest zadaniem Skarbnika MTTiSW.

 

4.      Dokumentację programową po realizacji zadania wraz ze sprawozdaniem rejestruje i przechowuje Sekretarz Zarządu natomiast dokumentacja finansowa jest włączana do dokumentacji księgowej stowarzyszenia przez Skarbnika.

 

5.      Instrukcja oraz jej zmiany zatwierdzane są uchwałą Zarządu MTTiSW.

 

 

 

 

II.               PLACÓWKI WYPOCZYNKU i IMPREZY.

 

1.      Instrukcja dotyczy i reguluje organizację wszystkich form wypoczynku letniego

i zimowego oraz śródrocznego takich jak obozy stacjonarne, wędrowne, półkolonie, biwaki, wycieczki, a także organizację imprez takich jak spływy, regaty, koncerty i inne przeznaczone dla członków stowarzyszenia, a także imprezy komercyjne z których dochód przeznaczany jest na działalność statutową stowarzyszenia.

 

 

 

2.      Dokumentacja placówki wypoczynku składa się z :

a)      Dokumentacji programowej i administracyjnej

b)      Dokumentacji kadrowej i uczestników

c)      Dokumentacji finansowej

 

3.      W skład dokumentacji programowej wchodzi :

a)      Plan pracy palcówki wypoczynku

b)      Regulamin placówki wypoczynku

c)      Dziennik zajęć

d)     Ramowy rozkład dnia

e)      Sprawozdanie

 

4.      W skład dokumentacji administracyjnej wchodzi :

a)      Potwierdzenie rejestracji placówki w Kuratorium Oświaty

b)      Dokumentacja zgłoszenia

c)      Korespondencja dot. placówki wypoczynku

d)     Polisa ubezpieczenia kadry i uczestników

e)      Rejestr wypadków

 

5.      W skład dokumentacji kadrowej i uczestników wchodzi :

a)      Wykaz kadry

b)      Umowy wolontariackie

c)      Wykaz uczestników

d)     Karty uczestników

e)      Dokumentacja potwierdzająca uprawnienia kadry

f)       Dokumentacja o niekaralności – przechowywana osobno u organizatora

( nie w dokumentacji placówki )

 

6.      W skład dokumentacji finansowej wchodzi :

a)      Preliminarz

b)      Książka finansowa

c)      Wykaz uczestników z odpłatnością i kadry

d)     Dokumentacja źródłowa – potwierdzenie wypłaty zaliczki – KW, rachunki, faktury, wpłata salda końcowego itd.

e)      Jadłospis

f)       Sprawozdanie finansowe

 

7.      Dla imprez jednodniowych takich jak spływ, regaty stosuje się dokumentację uproszczoną składającą się z :

 

a)      Dokumentacji programowo – administracyjnej która obejmuje program imprezy, wykaz osób odpowiedzialnych, korespondencję, zasady punktacji i inne niezbędne do przeprowadzenia imprezy oraz sprawozdanie.

 

b)      Dokumentacji finansowej zawierającej :

- preliminarz

- dokumentacja źródłowa – potwierdzenie wypłaty zaliczki –             

                     KW, rachunki, faktury, wpłata salda końcowego itd.

                  - sprawozdanie finansowe

 

8.      Wszystkie wpłaty na imprezy dokonywane są przez uczestników na konto stowarzyszenia i organizator ( Komandor spływu, Kierownik półkolonii, obozu ) pobiera od skarbnika MTTiSWśrodki w formie zaliczki ( wypłata KW ).

 

 

9.       Rozliczenia dokonuje organizator imprezy w terminie do 14-tu dni od zakończenia w przypadku półkolonii, obozu trwającego powyżej 7 dni i w terminie do 7 dni w przypadku imprezy jednodniowej.

 

10.  Przy składaniu rozliczenia wszystkie zobowiązania finansowe muszą być uregulowane. Jedynym wyjątkiem jest pozostawienie środków finansowych na należność i jej wpłata w saldzie po imprezowym.

 

11.  Plany i preliminarze wszystkich imprez zatwierdza Prezes MTTiSW, bądź w jego zastępstwie Vice Prezes.

 

12.  Rozliczenie finansowe przyjmuje Skarbnik MTTiSW i przedkłada do zatwierdzenia z wnioskami Prezesowi bądź jego zastępcy.

 

13.  Dla imprez komercyjnych sporządza się :

a)      umowę o użyczeniu sprzętu

b)      zestawie kosztów stanowiące załącznik do naszego egzemplarza powyższej umowy

c)      dokumentację przewozu sprzętu – delegacja, rozliczenie użycia pojazdu.

 

14.  KADRA

a)      Kierownikiem placówki wypoczynku może być osoba spełniająca aktualne wymogi określone przez MEN.

b)      Wychowawcą na placówce wypoczynku może być osoba spełniające aktualne wymogi określone przez MEN.

c)      W pierwszej kolejności korzystamy z członków MTTiSW posiadających wymagane uprawnienia, w przypadku braku takich osób poszukujemy kandydatów z zewnątrz.

d)     Instruktorami w placówce wypoczynku mogą być członkowie stowarzyszenia posiadający uprawnienia w danej dziedzinie i spełniający wymogi MEN.

e)      Do kierowania imprezą – spływ, regaty, organizowaną przez MTTiSW zostaje powołany Komandor Spływu, Rejsu, Regat itp.

f)       Kadrę do imprez lub placówek wypoczynku powołuje Prezes MTTiSW lub w jego zastępstwie Vice Prezes.

 

III.           UŻYCIE POJAZDÓW i SPRZĘTU SILNIKOWEGO.

 

15.  Użycie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Międzychodzkie Towarzystwo Turystyki i Sportów Wodnych nie posiada własnego środka transportu w postaci samochodu , z wyjątkiem przyczep do przewozu sprzętu, dlatego w swych działaniach związanych z przemieszczaniem sprzętu korzysta ze środków transportu swoich członków na zasadzie nieodpłatnego użyczenia w zamian za zwrot kosztów przejazdu. Działanie to wymaga sporządzenia następującej dokumentacji :

a)      Delegacji dla kierującego pojazdem z określeniem środka komunikacji – samochód prywatny – koszty według stawek urzędowych za kilometr

b)      Załącznika do delegacji – rozliczenie korzystania z pojazdu ( wzór w załączeniu)

c)      Delegacje wystawia Sekretarz Zarządu, a rozlicza na podstawie dokumentacji określonej w pkt. 14 a i b Skarbnik MTTiSW.

16.  Użycie łodzi motorowej stowarzyszenia oraz motorówki oraz rozliczenia rachunków za paliwo następuje na podstawie miesięcznej karty pracy sprzętu silnikowego, do której załącza się kopie rachunków za zakup paliwa.

 

17.  W przypadku jednorazowego użycia podczas imprez łodzi motorowych, motorówek, silników będących własnością członków MTTiSWdo rozliczenia wydanego na ten cel paliwa zakłada się również miesięczną kartę pracy sprzętu silnikowego, która stanowi załącznik do faktury zakupowej paliwa przeznaczonego na ten cel.

 

18.  W przypadku dłuższej eksploatacji sprzętu członka MTTiSW należy sporządzić umowę użyczenia sprzętu i prowadzić ewidencję pracy sprzętu jak przy sprzęcie własnym.

 

 

 

IV.           OPŁATY ZA KORZYSTANIE ZE STANICY STARY PORTORAZ PORTU RZECZNEGO I URZĄDZEŃ PORTOWYCH.

 

19.  Imprezy organizowane w Stanicy Stary Port dla członkówMTTiSW zwolnione są z opłat, natomiast wszelkie imprezy zewnętrzne komercyjne podlegają opłatom zgodnie z podjętą uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia określającą wysokość opłat – ekwiwalentu za użyczenie.

 

20.  Te same wymogi dotyczące członków jak opisane w pkt. 18, stosowane są przy opłatach portowych i za slipowanie w porcie rzecznym. Inne osoby uiszczają opłaty zgodnie z uchwałą podjętą przez Zarząd Stowarzyszenia w tym zakresie.

 

21.  Wszelkie pobierane opłaty za korzystanie ze Stanicy Stary Port oraz portu i urządzeń portowych są przeznaczane na utrzymanie właściwego stanu technicznego stanicy, portu oraz terenu przyległego oraz działalność statutową stowarzyszenia.

 

 

 

 

 

 

 

V.              DOKUMENTACJA GOSPODARCZA - INWENTARZOWA.

 

22.  Dokumentację inwentarzową stanowią :

a)      Spis z natury

b)      Książka inwentarzowa – może być prowadzona w formie elektronicznej z wymogiem drukowania raz w roku.

c)      Dokumentacja źródłowa – faktury, rachunki, umowy na podstawie których nabyto majątek

d)     Protokoły brakowania, kasacji sprzętu

 

23.  Spis z natury przeprowadza się co najmniej raz w roku do końca stycznia i w trakcie jego wykonywania dokonuje się kontroli sprzętu, jego stanu, przydatności do użytku.

 

24.  W przypadku gdy komisja spisowa stwierdzi stan sprzętu nie do użytku , bądź zniszczenie sprzętu, sporządza wniosek do Zarządu o dokonanie brakowania bądź kasację sprzętu dołączając protokół opisujący stan techniczny sprzętu. Dalsze decyzje podejmuje Zarząd jako zarządzający mieniem stowarzyszenia.

25.  Spis przeprowadza komisja spisowa powołana uchwałą Zarządu Stowarzyszenia.

 

26.  Na podstawie spisu dokonuje się wyceny majątku oraz koryguje się zapisy w księdze inwentarzowej sprzętu, do którego na podstawie dokumentów określonych w pkt. 23 a, c i d nanosi się majątek stowarzyszenia.

 

27.  Książkę inwentarzową prowadzi Sekretarz stowarzyszenia, który przechowuje całość dokumentacji spisowej, protokoły brakowania i kasacji oraz książkę inwentarzową.

 

 

 

 

VI.           POSTANOWIENIA KOŃCOWE.

 

28.  Instrukcja wchodzi w życie z dniem 22 marca 2017 roku.